Programmamanager
Projecten
Projectbeschrijving Programmamanager IT-kostenbesparingsprogramma Alliander
Oktober 2010 – Maart 2011
Alliander en afdeling IM&ICT
Alliander is een netwerkbedrijf dat de distributie van energie in een deel van Nederland verzorgt. Het is voortgekomen uit de splitsing van Nuon in een netwerkbedrijf en een productie- en leveringsbedrijf. Binnen Alliander is de afdeling IM&ICT verantwoordelijk voor de inzet van alle ICT middelen en daarnaast voor informatiemanagement binnen Alliander.
Aanleiding voor het programma en de opdracht
Na een periode waarin veel managementaandacht werd besteed aan de (IT-)splitsing, bestond de wens om rationeel de IT-beheerlasten te evalueren. In brainstormsessies met managers en teamleiders binnen IM&ICT werden 50 besparingsprojecten c.q. -maatregelen vastgesteld, wat tot een structurele besparing van ruim 20% op deze lasten zou moeten leiden in twee jaar: 2010 en 2011. Het IT-kostenreductie- programma werd door de Raad van Bestuur bekrachtigd. In oktober 2010, op een moment dat het programma een manager nodig had die vooral sterk is in de uitvoeringsfase, werd mij de opdracht gegeven het programmamanagement over te nemen van een vertrekkende programmamanager.
Situatie en start
Ik startte met twee sporen. Het eerste betrof zo snel mogelijk inzicht krijgen in de status van de projecten en de reeds gerealiseerde besparingen, om snel de draad te kunnen oppakken richting verdere realisatie van het totale programma. Het andere spoor betrof het in samenspraak met de opdrachtgever doorvoeren van verbeteringen in de aansturing van het programma door het laten benoemen van de twee (voor kostenreductie) belangrijkste afdelingsmanagers in de Task Force. In een verkort plan van aanpak werd de opdracht bondig uiteengezet. Dit document was tevens de basis voor het verkrijgen van de commitment van de kort daarvoor nieuw aangetreden directeur IM&ICT.
Pragmatische aanpak
De inhoud en omvang van de besparingsprojecten en -maatregelen varieerde sterk. Daarom kozen we voor een sterk pragmatische aanpak voor het programmamanagement: sommige besparingsprojecten vereisten een uitgebreid projectplan, zoals een project om storage te reduceren; andere projecten vereisten nauwelijks meer planning dan een actielijst met actiehouders en tijdlijnen, zoals het project om inhuurtarieven voor externe medewerkers te verlagen.
Hulp bij projecten
Meerdere besparingsprojecten werden in de lijn belegd. Het voordeel is evident: daar zit ook de meeste relevante kennis. Echter, omdat niet elke lijnmanager over voldoende projectmatige achtergrond beschikt, heb ik mijn kennis en vaardigheden ingebracht bij het opstellen van onder andere projectplannen en voortgangsrapportages.
Inzicht verschaffen
Sommige van de gedefinieerde besparingsprojecten bleken niet haalbaar of niet rationeel. Een voorbeeld hiervan was een kostenbesparing op energiekosten van het datacentrum: hiervoor bleken buitenproportionele investeringen in het datacenter noodzakelijk te zijn. Hier heeft Ruben vooral inzicht verschaft aan de Task Force, zodat zo mogelijk alternatieve besparingsmaatregelen vastgesteld konden worden.
Weerstand overwinnen
De besparingsdoelstellingen waren volledig verwerkt in de afdelingsbudgetten. Dit zorgde aan de ene kant voor een duidelijke “carrot and stick” langs de budget-actuals rapportagelijn. Aan de andere kant bemoeilijkte dit het programmamanagement in de beginfase, omdat afdelingsmanagers eerst overtuigd moesten raken van de toegevoegde waarde van het programma – de doelstellingen zaten immers in het budget, en zonder programma bestaat meer vrijheid om zelf de besparingen in te vullen. Vrij snel gingen deze twee lijnen elkaar versterken.
Bereikte resultaten
Naast het continu najagen van de uitvoering van de besparingsprojecten en het bijstaan van enkele projectleiders met noodzakelijke projectmatige hulp, bleek een belangrijke bijdrage van mij het eenduidig meten van werkelijk gerealiseerde besparingen. Dit was niet on- belangrijk, gezien het feit dat enkelen besparingen claimden die feitelijk bestonden uit “voorkomen kostentoename”, en daarmee de werkelijke kosten niet reduceerden. Mede dankzij mijn inzet zijn de besparingsdoelstellingen voor 2010 volledig bereikt, en is een goede basis gelegd voor de resterende besparingen in 2011.
