Projectleider SAP HR/ESS
Projecten
Projectbeschrijving Projectleider uitrol SAP HR/ESS ten behoeve van self billing bij Alliander
Oktober 2008 – April 2009
Ruben heeft precies geleverd wat we nodig hadden: hij heeft het snel voor elkaar gekregen dat al onze business units met hun circa duizend externe medewerkers en hun leidinggevenden op een en dezelfde manier uren gingen verantwoorden in SAP!
Bart Blokland, Directeur Shared Services, Alliander, mei 2009
Situatie
Alliander kende grote vertragingen bij de verwerking van facturen van leveranciers. Een aanzienlijk deel van de facturen werd te laat betaald. Een grote frustratie bij vele medewerkers, zowel in de business units als in de ondersteunende afdelingen, maar ook bij leveranciers.
Een belangrijk deel van de facturenstroom betrof de maandelijkse, veelal individuele facturen voor de circa duizend externe medewerkers. Voor deze groep waren de oorzaken van vertragingen al in kaart gebracht. De hoofdlijnen van de oplossing waren eveneens bepaald: invoeren van uniforme urenregistratie in SAP voor alle externe medewerkers, en invoeren van self billing voor deze groep. Self billing wil zeggen dat de afnemer – in casu Alliander – namens de leverancier de factuur opstelt.
Opdracht
Eind 2008 werd aan Ruben de Rooy de opdracht verstrekt om de invoering van uniforme urenregistratie te coördineren in de 27 business units van Alliander. Invoeren omvatte het ontwikkelen van uniforme procedures, het coördineren van een aantal aanpassingen in SAP, het faciliteren van BU’s bij het live gaan van urenverantwoording in SAP, en het uitoefenen van toezicht op het up-to-date zijn met urenverantwoording en -goedkeuring van externe medewerkers en hun leidinggevenden.
“Het inhuren van Ruben was een logische stap”, vertelt Bart Blokland, directeur Shared Services van Alliander, “want wij kenden zijn kwaliteiten van een eerdere opdracht. Een doortastende en integere professional, die aantoonbaar value for money levert”.
Werkwijze
Ruben startte met een analyse van de huidige processen van urenverantwoording en -goedkeuring. Gelijktijdig werden in samenspraak met de betrokken afdelingen de nieuwe processen vastgesteld en uitgewerkt. Op basis van een totale impactanalyse per business unit werd de uitrolplanning opgesteld. Hierbij werd per BU rekening gehouden met het aantal externe medewerkers en leidinggevenden dat met de wijzigingen te maken zou krijgen. Maar ook met ingeschatte weerstanden en eventuele bijzonderheden, zoals externe medewerkers zonder toegang tot de Alliander systemen.In vier maandelijkse rondes werd urenverantwoording in SAP uitgerold binnen alle BU’s van Alliander. “Het project kenmerkte zich door heldere informatievoorziening. Ook werden onze vragen snel en serieus opgepakt en afgehandeld. De implementatie verliep erg soepel” zo vertelt Marika Menschaar, voorheen financieel manager bij BU Liandon.
Resultaten
De gemaakte uren zijn sinds de uitrol van urenverantwoording in SAP aanzienlijk beter geregistreerd, waardoor factuurafhandeling is versneld. Voor de uitrol kon slechts 35% van de facturen onmiddellijk gematcht worden met SAP. Kort na de volledige uitrol was dit percentage al verbeterd tot 65%. In combinatie met een doorgevoerde proceswijziging in de factuurafhandeling scheelt dit elke maand zo’n 650 facturen die niet langer de organisatie ingestuurd en aldaar afgehandeld hoeven worden. Een enorme efficiencywinst.
Een veel groter percentage van de facturen wordt nu op tijd betaald, wat op langere termijn Allianders onderhandelingspositie met leveranciers zal verbeteren. Een bijkomend voordeel voor financieel controllers en managers is dat de maandelijkse inschatting van de kosten van externe medewerkers is verbeterd: sneller en nauwkeuriger.
Dit was niet alleen een opdracht waarin goede resultaten zijn bereikt, maar ook een gedegen kennismaking met self billing, waarmee nog additionele efficiencywinsten bereikt kunnen worden. En zeker niet onbelangrijk: het was ook een erg leuke klus!
Ruben de Rooy, mei 2009
